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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS GRUPO REINCAR SAS

GRUPO REINCAR SAS dando cumplimiento a lo señalado en la Ley estatutaria 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el decreto 1377 de 2013 referente a la protección de datos personales por parte del responsable o encargado del tratamiento, elabora la siguiente política y Ley 2300 del 10 julio 2023.

1. IDENTIFICACIÓN

GRUPO REINCAR SAS es una empresa constituida desde el 2010 por socios expertos en el sector de cobranzas en los dos Santanderes.

Dirección sede principal Bucaramanga: Carrera 19 # 36 – 20 oficina 501 edificio Cámara de Comercio -Teléfono: (7) 6978148

Dirección Bogotá: Calle 30ª#6-22 oficina 2704-Teléfono: (1)7956650

Nit: 900405236-5

Correo electrónico: unsuscribe@reincar.com.co

Sitio web: https://www.reincar.com.co/

2. DEFINICIONES

2.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

2.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

2.3 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

2.4 Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;

2.5 Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;

2.6 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;

2.7 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

2.8 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

2.9 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

2.10 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La información manejada por GRUPO REINCAR solo será recopilada, procesada y almacenada para procesos de gestión de cobranza, recuperación de cartera prejurídica y jurídica, actualización de datos, contacto a clientes y usuarios, en general para las diferentes actividades de cobro, siguiendo los lineamientos de la Ley 2300 del 10 Julio 2023.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales que sean tratados por parte de GRUPO REINCAR tendrán los siguientes derechos:

4.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRUPO REINCAR. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

4.3 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley.

4.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

4.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. RESPONSABLES Y ENCARGADOS

GRUPO REINCAR actuará como responsable cuando decida sobre una base de datos propia y el tratamiento de los mismos.

GRUPO REINCAR actuará como encargado cuando esta base de datos provenga de un tercero, es decir entidades bancarias, financieras y de servicios públicos a los cuales se les brinda el servicio de cobro.

6. DEBERES DE GRUPO REINCAR SAS COMO RESPONSABLE

6.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y ley 2300.

6.2 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

6.3 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

6.4 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

6.5 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

6.6 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

6.7 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

6.8 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

7. DEBERES DE GRUPO REINCAR SAS COMO ENCARGADO

7.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y Ley 2300.

7.2 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7.3 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de Ley.

7.4 Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Ley.

7.5 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

7.6 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

7.7 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.8 Velar por el cumplimiento satisfactorio de la Ley 2300.

8. DATOS SENSIBLES

Los datos que afecten la intimidad del titular y que su tratamiento genere discriminación, tales como aquellos que evidencien el origen racial, creencias religiosas, orientación política, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.

GRUPO REINCAR SAS no tratará los datos personales sensibles y en caso de que sea necesario solicitará autorización previa y expresa al titular.

9. DATOS DE MENORES DE EDAD

Los datos de los menores de edad tienen una especial protección y su tratamiento se realizará siempre y cuando no se vulneren sus derechos fundamentales. Sin embargo las personas que estén facultadas para representarlos podrán autorizar o no el tratamiento de los datos personales en caso de que fuera necesario.

10. SEGURIDAD Y GRABACIONES

Para un mejor control en la entrada y salida de personal a las instalaciones de GRUPO REINCAR se cuenta con un sistema de videovigilancia que permita monitorear en tiempo real las oficinas y sitios comunes. En el caso de la gestión realizada a los titulares de carteras propias o provenientes de terceros, todas las llamadas serán grabadas y monitoreadas para efectos de calidad y por disposición de la Superintendencia financiera. GRUPO REINCAR contará con un histórico de grabaciones de llamadas no superior a 10 años, el cual posteriormente se destruirá en caso de que no fuese necesario o requerido; para las grabaciones de vídeo se tendrá archivos con una duración máximo de 15 días, de no llegar a ser requerida esta será borrada.

GRUPO REINCAR cuenta con una política de seguridad de la información, la cual garantiza que los datos de los titulares no sean objeto de divulgación, modificación y eliminación, además los servidores donde se almacenan las bases de datos se encuentra en área restringida con el fin de evitar el acceso a personal no autorizado.

11. INFORMACIÓN PROVENIENTE DE TERCEROS

GRUPO REINCAR gracias a su razón social puede proveer servicios para gestionar la recuperación de cartera adquirida por terceros. En este caso GRUPO REINCAR será el encargado del tratamiento de los datos, de modo que, quien entregue la información deberá contar con las autorizaciones necesarias referenciadas en la Ley 1581 de 2012, alineados a los controles de la Ley 2300. Los titulares a su vez deben tener conocimiento de las anteriores finalidades, evitando así que GRUPO REINCAR sea el responsable por el uso y manejo. En caso de que el titular de los datos realice una solicitud, GRUPO REINCAR hará todo lo posible por realizar el traslado de dicha solicitud a los responsables correspondientes, para que se brinde una respuesta adecuada.

Cabe resaltar que GRUPO REINCAR es ajeno al tiempo y respuestas de las solicitudes que realicen los titulares. Por otra parte, GRUPO REINCAR se compromete a darle un uso adecuado y efectivo al tratamiento de los datos personales de los titulares evitando el acceso no autorizado de terceros garantizando Norma ISO 27001 Seguridad de la Información.

12. PROCEDIMIENTOS PARA RECLAMOS:

En caso de que el titular quiera ejercer sus derechos o tiene alguna duda acerca de esta política, queja, inquietud o consulta, podrá comunicarse por medio de los siguientes canales de atención:

Radicación escrita:

• Carrera 19 # 36 – 20 oficina 501 edificio Cámara de Comercio

• Bogotá: Calle 30ª # 6-22 of 2704

• Horarios de atención: lunes – viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. y sábados 8:00 – 12:00 pm

• Línea de atención telefónica: Bucaramanga (7) 6978148– ext 101 y Bogotá: (1)956650 ext 416

• Correo electrónico: unsuscribe@reincar.com.co

Las solicitudes relacionadas con reclamos serán atendidas en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de solicitud, los cuales podrán ser prorrogables por máximo ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo llagará a estar incompleto el titular tendrá cinco (5) días para subsanar las fallas, si después de dos (2) meses no se realizaron las correcciones, el reclamo quedará como desistido.

13. CONSULTAS:

Los titulares de los datos que realicen consultas tendrán que acreditar su identidad y el término para ser atendidas será de diez (10) días hábiles. En caso de necesitarse más tiempo estos se podrán prorrogar por cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del primer término.

14. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

En caso de que esta política llegue a ser modificada, GRUPO REINCAR deberá disponer de su versión más actualizada en la página web.

15. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

TC-PR01 Procedimiento Tratamiento y Protección de datos personales

TC-IN02 Manual Política de Seguridad de la Información

CP-PR02 Procedimiento de Gestión de Cobranza

POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN GRUPO REINCAR SAS

La información es un activo fundamental para la prestación de los servicios del Grupo Reincar SAS y para la toma de decisiones eficientes en cumplimiento de su misión y tiene asociado un valor financiero, estratégico y patrimonial debido al costo de su producción, obtención y/o reconstrucción y por tanto requiere mecanismos administrativos, técnicos y jurídicos para su uso y conservación.

Es por ello que la Gerencia General está comprometida con la protección de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, para lo cual se debe implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) basado en ISO 27001 y fundamentado en el pertinente análisis de los riesgos a los cuales ésta se encuentra expuesta la información, apuntando a cumplir los siguientes objetivos:

1. Definir políticas, estrategias y controles que le permitan al Grupo REINCAR S.A.S. proteger la información y mitigar eventos que generen impactos económicos, reputacionales y legales;
2. El cumplimiento de los requerimientos legales para la protección y privacidad de la información;
3. Implementar acciones formativas y de sensibilización destinadas a que se conozcan y cumplan las responsabilidades en esta materia, se gestionen los incidentes en seguridad de la información y se implementen los controles necesarios para la mitigación de los riesgos relacionados;
4. Promover la mejora continua de los procesos y del servicio a los usuarios, mediante la identificación y tratamiento de los riesgos sobre los activos de información que puedan afectar la respuesta oportuna de sus requerimientos;
5. Mantener los lineamientos de seguridad de la información actualizados, a efectos de asegurar su vigencia, nivel de eficacia y conformidad con las orientaciones estratégicas de la compañía;
6. Incentivar y monitorear la aplicación de buenas prácticas por parte de los colaboradores de la Entidad respecto al adecuado tratamiento y protección de la información;
7. Fortalecer la capacidad organizacional para Identificar, Proteger, Detectar, Responder, Recuperar ante un ataque de ciberseguridad.

El cumplimiento de las directrices de seguridad de la información consignadas en el Manual de políticas de seguridad de la información es obligatorio para empleados, contratistas y proveedores, y en caso de violaciones a las mismas, la compañía se reserva el derecho de tomar las medidas administrativas y/o disciplinarias a que exista lugar.

La Gerencia manifiesta su compromiso de mejora continua del SGSI y de incentivar a que los colaboradores de la compañía asuman ese compromiso corporativo.

GRUPO REINCAR S.A.S, desarrolla su naturaleza comercial como recuperador de cartera a través de centros de llamadas (Call Center), establece dentro de sus actividades la implementación y el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo apoyadas desde la Alta dirección y el cual va dirigido a velar por el completo bienestar físico, mental y social de los trabajadores ofreciendo lugares de trabajo seguros y adecuados.
En GRUPO REINCAR S.A.S la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales tiene tanta importancia como la prestación de sus servicios, y la protección del medio ambiente, por lo cual se promueve la cultura del autocuidado, la prevención de lesiones osteomusculares, lesiones auditivas, la prevención de incidentes, accidentes, enfermedades laborales, y la prevención y preparación de emergencias, de sus empleados, contratistas y la seguridad de sus visitantes.
En GRUPO REINCAR S.A.S los procedimientos de higiene y seguridad industrial se deben implementar paso a paso en los procesos de trabajo en todas las áreas; el Gerente velara por que estos se estén implementando de acuerdo con la programación generada a partir de la priorización de los factores de riesgo ocupacional identificados, para lo cual se destinaran los recursos financieros y llevar a cabo este compromiso.
Para cumplir dichos principios el Gerente se compromete a:
✓ Trabajar de la mano con el Comité paritario de Seguridad y salud en el trabajo, y las Brigadas de Emergencia.
✓ Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, estándares mínimos de calidad y regulaciones, en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, vigentes y aplicables a las actividades de la organización
✓ Destinar los recursos físicos, técnicos y financieros que se requieran para el cumplimiento de las actividades de control de los factores de riesgo presentes en el proceso de prestación del servicio que puedan originar accidentes de trabajo y enfermedades de origen laboral.
✓ Promover el desarrollo de normas y procedimientos seguros para el desarrollo de procesos, la operación de equipos y ejecución de tareas que redunden en el desarrollo seguro de actividades.
✓ Diseñar y mantener activo un programa de inducción y re inducción al puesto de trabajo.
✓ Implementar actividades de promoción y prevención orientadas al mejoramiento de las condiciones de trabajo y salud de los trabajadores de la organización.
La responsabilidad de la Gestión de la prevención de riesgos laborales y el cumplimiento de la presente Política, involucra a todos los miembros de la organización.

GRUPO REINCAR SAS, reconoce que el comportamiento ético es una parte integral del ejercicio profesional y el crecimiento de nuestros colaboradores. Por ello, la Compañía es consciente de las responsabilidades que tiene para promover espacios de comunicación permanente, los cuales permiten una práctica profesional con altos estándares de transparencia, asegurando la integralidad, confiabilidad, legalidad y la protección de los intereses de todos.

El presente Código de Ética reúne los principios, normas y valores para guiar la actitud y comportamiento de los directivos, colaboradores, contratistas, clientes, proveedores y otros grupos de interés, de tal suerte que cualquier vínculo que comprometa a la compañía, pueda desarrollarse de forma eficiente y enfocada a crear sinergias a largo plazo, las cuales brindarán confianza, claridad, precisión, integridad comercial, seriedad y cumplimiento. Las directrices acá expuestas serán de obligatorio cumplimiento y su contenido será exigible desde el momento de su conocimiento.

Gran parte de la filosofía empresarial de la compañía está plasmada en el contenido del presente Código, partiendo de una premisa fundamental aplicable a cualquier escenario, a saber: “Ética, lo fundamental”. Con lo anterior, se precisa que los principios prevalecerán por encima de las estrategias, los intereses económicos, proyectos y planes de trabajo; como quiera que, la Compañía enfoca el crecimiento de sus negocios y la práctica profesional, al tiempo que está en capacidad de garantizar la preservación y el bienestar de los intereses de todos.
 

CAPÍTULO I – ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA DE LA COMPAÑÍA

• GENERALIDADES Y NATURALEZA JURÍDICA:

GRUPO REINCAR SAS, es una sociedad legalmente constituida en colombia, con domicilio Cra 19 # 36-20 OFC 501 – Bucaramanga - Santander, identificada con el Nit. 900405236 - 5. la Compañía ofrece servicios de recuperación integral de cartera, abarcando un amplio campo de acción, el cual permite generar relaciones de compromiso, crecimiento y confianza con nuestros clientes.

• MARCO DE REFERENCIA CORPORATIVO:

La Compañía reconoce que los principios son la base fundamental para la regulación de normas internas y disposiciones generales, permitiendo establecer un marco de conducta para el relacionamiento con nuestros grupos de interés. La Consolidación e implementación de dichos principios, corresponde a una premisa inmutable en el crecimiento de nuestros negocios, esto es “Ética, lo fundamental”.

Independientemente de los procesos u operaciones, nivel jerárquico o área de responsabilidad, todos los participantes a nivel directivo, colaboradores, contratistas, clientes, proveedores y otros grupos de interés, deben orientar sus actuaciones de tal manera que sean un testimonio de la materialización de nuestros principios, buscando contribuir con el crecimiento y desarrollo recíproco. En este sentido, los principios que rigen para la Compañía son los siguientes:

❖ Compromiso
❖ Sentido de Pertenencia
❖ Fidelidad
❖ Honestidad
❖ Empatía
❖ Perseverancia
❖ Confidencialidad

La visión y misión de la Compañía, representan la proyección estratégica de nuestros objetivos, metas y propósitos enfocados en el éxito y el bienestar. A partir de la definición de nuestro quehacer, generamos nuestro compromiso para satisfacer los intereses de nuestros grupos de interés, a través de la consolidación de una práctica profesional y una cultura del servicio, lo cual permite un mejoramiento continuo en nuestros procesos, y la construcción de relaciones a largo plazo.

Misión: Recuperamos en el menor tiempo posible, con los costos óptimos la cartera morosa de nuestros clientes cumpliendo sus metas, utilizando la tecnología disponible, las medidas de seguridad de la información y las capacidades y habilidades de nuestros colaboradores.

Visión: Ser la mejor experiencia para nuestros clientes, con procesos sólidos, sostenibles, que garanticen la mejor efectividad del mercado.

CAPÍTULO II – EJERCICIO PROFESIONAL PARA EL CRECIMIENTO DE TODOS.

• PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN:

Toda la información que se entrega y comparte en el curso de nuestras relaciones empresariales, se considera reservada y confidencial, por cuándo será responsabilidad de nuestros colaboradores, contratistas, clientes y proveedores, adoptar medidas de seguridad suficientes, de acuerdo a nuestros procedimientos internos, para proteger la información que ha sido confiada con ocasión a su respectivo cargo, funciones encomendadas o posición negocial.
El manejo de la información implica:

• Abstenerse de suministrar información privilegiada y confidencial a terceros, para el favorecimiento propio o de negocios ajenos a la Compañía.
• No revelar información confidencial de la Compañía a personas que no hagan parte de ella, o que no tengan autorización para conocer dicha información.
• Suministrar la información necesaria y pertinente, para el adecuado desarrollo de los procesos, operaciones y servicios que brinda la Compañía.
• Abstenerse en los sitios de trabajo, en el hogar, en los compromisos sociales y demás lugares públicos de hacer comentarios que puedan perjudicar los intereses de la Compañía.
• Cumplir a cabalidad las directrices, protocolos y procedimientos para la protección de la información y de datos personales.
   

• PAUTAS PARA EL USO Y DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

1. Información confidencial y privilegiada: Es la información que está en propiedad de la Compañía, relativa a sus procesos, servicios, operaciones, clientes, negocios, proyectos, convenios, directivos, socios, proveedores, y en general, que esté asociada al know how, a su secreto comercial y al manejo financiero, comercial, estratégico y de gestión, la cual, directa o indirectamente se relaciona con los intereses de la Compañía, siempre que la misma no sea pública o esté expresamente disponible para terceros.
   
   La Compañía cuenta con procedimientos y directrices internas, los cuales permiten controlar de una manera segura el uso adecuado de Información Confidencial o Privilegiada, con el objeto de prevenir su divulgación o el uso inapropiado.
   
   Conforme lo anterior, toda la información que esté en propiedad de la Compañía, siempre que esté relacionada, sea suministrada o esté asociada a nuestros directivos, socios, colaboradores, contratistas, clientes y proveedores, estará protegida siguiendo los más altos estándares de confidencialidad. Solo se podrá disponer de la misma, cuando medie la autorización expresa de la Compañía, cuando exista un requerimiento de autoridad competente para tal fin, o cuando la prestación del servicio acordado así lo amerite, haciendo extensivas las cláusulas de confidencialidad que sean pertinentes.
   
   Los colaboradores y contratistas no pueden comunicar a terceras personas, incluyendo amigos y parientes, temas relacionados con información confidencial o privilegiada de la Compañía. Igualmente, los empleados se abstienen de comentar dicha información en lugares públicos como restaurantes, aeropuertos, aviones o en redes sociales.
    
2. Información y datos en redes sociales: Queda prohibido la publicación en redes sociales, de cualquier información que esté en propiedad de la Compañía, siempre que la misma tenga el carácter de privilegiada o confidencial. Los colaboradores, contratistas, clientes y proveedores, deberán contar con la autorización expresa para disponer y publicar en redes sociales, cualquier contenido que esté asociado a la Compañía, siguiendo con los siguientes parámetros:
    
   1. La publicación debe estar alineada con los principios y valores de la Compañía.
   2. El contenido debe ser respetuoso, en atención a la manera como se expresan las ideas y en ningún caso, referirse en términos que violen los lineamientos del Código de Ética.
   3. No podrán ofrecerse productos o servicios no autorizados por la Compañía, ni crearse falsas expectativas sobre los productos o servicios existentes.
   4. Debe garantizarse el cumplimiento de los lineamientos sobre el manejo de Información Confidencial y Privilegiada.
       
3. Información dirigida al público: La Compañía reconoce la responsabilidad que recae sobre nuestro ejercicio profesional, para el buen manejo de la información pública y el buen nombre de la Compañía. En virtud de lo anterior, las publicaciones, discursos, entrevistas, declaraciones o apariciones públicas, artículos o cualquier otro medio de comunicación o de contenido editorial (virtual o físico), deberán ser autorizados por la Compañía, asegurándose siempre de conservar los lineamientos corporativos en cuanto a lenguaje, contenido, imagen y direccionamiento estratégico.

• PRÁCTICAS DEL NEGOCIO:

La obtención de resultados es un objetivo igual de significativo a la forma como nuestros procesos permiten la realización de los mismos. Por lo anterior, la Compañía es consciente de la coherencia que debe existir en el desarrollo de nuestro ejercicio profesional, teniendo en cuenta unas reglas claras de comportamiento frente a algunos asuntos en particular, las cuales permitirán garantizar el aseguramiento de nuestra credibilidad e integridad, al tiempo que reduce los riesgos en la gestión de nuestros negocios.

1. Prevención de lavado de activos, fraude, corrupción y soborno:

La Compañía reconoce, respeta y adopta, los convenios nacionales e internacionales que ha suscrito Colombia para la prevención, detención y reporte de actividades delictivas, particularmente las que puedan estar asociadas con la financiación del terrorismo, el narcotráfico, lavado de activos y la trata de personas. Conforme a lo anterior, la Compañía tiene establecido un protocolo de verificación de antecedentes, con el fin de evitar el relacionamiento con terceros que pudieren estar asociados con actividades delictivas.

A partir de las tratativas negociales y cualquier tipo de relacionamiento con nuestros grupos de interés, la Compañía ha enfocado el desarrollo de sus negocios sin tolerar pagos inapropiados, promesas u ofertas económicas fraudulentas, falsedad en documentos públicos o privados, entre otras actuaciones contrarias a la transparencia y ética empresarial. En caso de identificar dichas prácticas al interior de nuestros procesos o en el curso de cualquier relacionamiento con nuestros grupos de interés, se reportarán inmediatamente al jefe o líder del proceso, y se desplegará la gestión pertinente para terminar dicha vinculación o nexo con el tercero sospechoso.

2. Prevención de lavado de activos, fraude, corrupción y soborno:

El crecimiento de nuestros negocios y la ejecución de nuestros procesos, están comprometidos con el respeto de los Derechos humanos, junto con la posibilidad de remediar cualquier situación en la que dicho respeto presente alguna falla por parte de la Compañía. A su vez, nuestra proyección empresarial respeta la diversidad cultural, el trato justo, la participación mediante un dialogo intercultural y la no discriminación, partiendo de la creación de relaciones estratégicas con nuestros grupos de interés, que, al mismo tiempo, puedan generar desarrollo social.

De otra parte, para fortalecer el éxito en el desarrollo de nuestros procesos, la Compañía ha establecido una sólida estructura organizacional, fundada en relaciones laborales justas y en beneficio de la dignidad humana, respetando siempre la libertad de asociación y la sana convivencia. Por consiguiente, no se tolera el trabajo infantil, forzoso o en condiciones que atenten contra la salud y la seguridad del empleado.

De igual manera, en nuestro proceso de crecimiento se incluyen espacios para el reconocimiento de la diversidad, a partir de la selección del talento humano por competencias y méritos, sin importar factores como raza, género, orientación sexual, condición socioeconómica, ideologías o religión, entre otros.

3. Conflictos de interés:

La Compañía reconoce que su actuar deberá estar orientado al favorecimiento del bien común, sin desconocer los objetivos particulares de nuestros negocios. En este sentido, en nuestro ejercicio profesional, no se compromete la integridad de nuestras acciones para favorecer beneficios propios o particulares, como quiera que, estratégicamente se evitan situaciones que representen un conflicto de interés, dentro de las relaciones laborales y comerciales, por acceso a información privilegiada, capacidad de influencia en decisiones, vínculos económicos o
políticos, entre otras.

En caso de presentarse un conflicto de interés en persona propia, o identificarlo en un tercero, deberá reportarse inmediatamente a través de los canales de comunicación previstos para tal fin. Los directivos, colaboradores, contratistas, clientes, proveedores y otros grupos de interés de la Compañía, se abstendrán de:

• Participar en actividades, negocios u operaciones que sean contrarias a la Ley, o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades con la Compañía.
• Colaborar, participar o favorecer a empresas o negocios que compitan directa o indirectamente con la Compañía.
• Participar en actividades o administrar negocios que contraríen los intereses de la Compañía, o que puedan representar un perjuicio de carácter civil, penal, administrativo, laboral, reputacional o que atente contra el buen nombre y marca de la Compañía.
• Estropear, sabotear, autorizar o negar negocios con base en sentimientos de amistad o enemistad de quienes tengan en sus facultades o capacidades, la responsabilidad de decidir.

4. Adquisición de bienes y servicios:

La Compañía cuenta con protocolos y procesos internos para la compra de bienes y la contratación de servicios. Todos los colaboradores y contratistas, deberán informarse y cumplir con dichas directrices, con el fin de abstenerse de contratar en caso de duda o ausencia de información.

5. Regalos, obsequios y atenciones:

Gracias a nuestro carisma y cercanía con nuestros grupos de interés, reconocemos que el giro normal de los negocios puede presentar atenciones con el propósito de fortalecer las relaciones. No obstante, lo anterior, la Compañía ha establecido directrices para evitar que dichas atenciones puedan generar compromisos o intervenir en el criterio objetivo para la toma de decisiones. En este sentido, en el desarrollo de nuestro negocios y participación en diferentes escenarios de relacionamiento, no se permite entregar o recibir de una persona natural o jurídica, objetos, detalles o atenciones que representen un halago que busque alterar su independencia y capacidad de decidir.

No obstante, cuando las particularidades del asunto lo ameriten, la Compañía podrá autorizar a colaboradores y contratistas, para entregar o recibir de una persona natural o jurídica, cualquier atención meramente sociable o fraternal. A su vez, el Comité de ética deberá conocer cada situación particular, con el fin de analizar la naturaleza del objeto, regalo o atención.

De otra parte, la Compañía promoverá y participará la participación empresarial, para atender eventos académicos (congresos, seminarios, capacitaciones, charlas, entre otros) o para conocer la empresa o el producto ofrecido por un particular de cualquier grupo de interés. Sin embargo, para estos casos, el colaborador o contratista deberá ser autorizado por su superior jerárquico, o por el designado por la Compañía para tal fin.

6. Libre competencia:

La Compañía promueve las prácticas empresariales sanas, buscando el crecimiento de la región y la calidad en los productos o servicios que pudiere necesitar el cliente. En virtud de lo anterior, nuestro ejercicio profesional no se prestará para participar en situaciones que pongan en desventaja la libre competencia o que pudiere representar posiciones de monopolio.

7. Preservación del medio ambiente:

El crecimiento de nuestros negocios incluye una consciencia empresarial, a partir de la cual, se plantean estrategias que generen procesos, operaciones y espacios de trabajo sostenibles y amigables con el medio ambiente.

8. Derechos de autor y propiedad intelectual:

En nuestro ejercicio profesional se garantiza la adecuada gestión del conocimiento y la producción intelectual, siempre que la misma se genere en desarrollo de nuestros negocios, respetando las disposiciones corporativas, contractuales y legales en materia de propiedad intelectual y derechos de autor.

• DEFINICIONES PARA UN BUEN ENTENDIMIENTO:

• Socios: Son las personas naturales y/o jurídicas titulares de acciones de la compañía.
   
• Directivos: Representante legal de GRUPO REINCAR S.A.S y, en caso de crearse, los miembros de Junta Directiva.
   
• Colaboradores: Son las personas naturales, con vinculación laboral con la Compañía, encargadas de cumplir los deberes y obligaciones definidas en el contrato de trabajo, el reglamento interno de trabajo, las políticas y los procedimientos internos.
   
• Contratistas: Son las personas naturales y/o jurídicas, con vinculación mediante contrato de prestación de servicios con la Compañía, encargadas de cumplir los deberes y obligaciones definidas en el contrato civil, las políticas y los procedimientos internos.
   
• Clientes: Son las personas, naturales y/o jurídicas, con quienes la Compañía ha establecido relaciones de índole legal o contractual, para el suministro de productos o servicios, en desarrollo de su objeto social.
   
• Proveedores: Son las personas naturales y/o jurídicas que, mediante un contrato, una orden de servicios o de compra, suministran bienes o servicios para el adecuado desarrollo de la actividad de la Compañía.
   
• Autoridades: Toda entidad pública o privada con funciones públicas, que afecta la actividad de la Compañía mediante su regulación, fiscalización y autorización.
   

2. Descripción de actos incorrectos: Será acto incorrecto cualquier acción u omisión que incumpla con las normas legales y de las particulares de este código, así como cualquier situación o evento, donde los directivos, colaboradores, contratistas, clientes, proveedores y otros grupos de interés, intenten obtener un provecho indebido para sí mismos o para un tercero, abusando de su posición, y aquellas actuaciones que sean contrarias a la buena fe y a los principios de la Compañía. Se describen de forma enunciativa, más no limitante, los siguientes:

1. Malversación de activos:

Cualquier acción o gestión intencional o culposo de disponer de los activos de la Compañía, o de aquellos por los cuales ésta sea responsable, en beneficio propio o para terceros; con el fin de causar detrimento o distorsión de los estados financieros o alteración de la gestión contable. La malversación podrá comprender, pero no limitarse a:

Apropiación física de bienes, sin la autorización o consentimiento.
Apropiación de dinero, títulos representativos de valor o similares, así sea de manera temporal.
Realización de gastos no autorizados, en beneficio propio o para terceros.

Toda apropiación, desviación o uso de los bienes que están bajo la responsabilidad de la Compañía, para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales estos fueron adquiridos.

2. Corrupción: Corresponde al requerimiento, aceptación, ofrecimiento u otorgamiento, por o hacia un directivo, colaborador, contratista, cliente, proveedor y o cualquier sujeto dentro de los grupos de interés; de cualquier objeto de valor pecuniario u que represente beneficio para sí mismo o para terceros, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo o funciones encomendadas, tales como:

• Cualquier pago hecho a un colaborador o contratista a cambio de un tratamiento favorable y que sea diferente a lo términos, procesos y otras condiciones negociales con la Compañía.
• Aceptación de un beneficio personal o para un tercero, con el fin de influenciar en una decisión administrativa u operacional de la Compañía.
• Sobornos a funcionarios públicos o privados para legitimar la realización de acciones u omisiones.
• Apropiación indebida de recursos: Incluye la retención o disposición de propiedad intelectual y la información. Dentro de esta acción se incluyen -más no se limita- los siguientes:

• Hurto en sus distintas clasificaciones.
• Abuso de confianza o Desviación o uso indebido de información privilegiada o protegida por cláusulas de confidencialidad.
• Malversación y destinación diferente de recursos.

• Incumplimiento de obligaciones legales: Comprende las acciones u omisiones que, en persona propia o a terceros, represente ventajas o mejor derecho frente a determinada situación. Por ejemplo:

• Presentación de falsos reportes de cumplimiento de regulaciones legales.
• Alteración de certificaciones, autorizaciones, licencias y otros documentos de aprobación y reconocimiento que expidan autoridades públicas o privadas.
• Ocultamiento de errores contables.
• Ocultamiento deliberado de violaciones legales.

3. Abuso tecnológico: Cualquier acción u omisión tendiente a comprometer el acceso no autorizado a los sistemas de información y sistemas de cómputo, violación a licencias de software, implantación de virus o códigos dañinos, o cualquier gestión de sabotaje, como, por ejemplo:

• Fraude por computador, en todas sus manifestaciones. o Acceso o divulgación no autorizada de archivos electrónicos.
• Uso indebido de la red.
• Distorsionar o destruir información que represente valor para la Compañía.

4. Participación en actividades políticas: Salvo aquellas manifestaciones que sean a título personal y por su propia convicción, ningún directivo, colaborador, contratista, cliente, proveedor y o cualquier sujeto dentro de los grupos de interés, podrá participar en actividades políticas realizar contribuciones de ningún tipo a nombre de la Compañía.
    

CAPÍTULO III – PRÁCTICA LEGAL PARA RELACIONES DE LARGO PLAZO.

• PAUTAS PARA NUESTRO RELACIONAMIENTO:

El desarrollo de nuestros negocios y la forma de establecer relaciones con nuestros grupos de interés, se basan en la buena fe, la reciprocidad, el crecimiento y fortalecimiento económico y empresarial. En este sentido, nuestro ejercicio profesional rechaza los negocios con personas naturales o jurídicas que tengan comportamientos sociales y empresariales contrarios a la Ley, la ética y las buenas costumbres, o que, en su ejercicio profesional o empresarial, se encuentren cuestionados legal o reputacionalmente.

1. Relacionamiento con Accionistas: La Compañía cuenta con una cultura organizacional transparente, la cual permite facilitar el suministro de información amplia, verídica, clara y suficiente a nuestros accionistas, con el fin de motivar la participación y la adecuada toma de decisiones. Conforme a lo anterior, la relación entre el funcionamiento de la Compañía y los accionistas, se realiza según los parámetros fijados en este Código y los Estatutos.
    
2. Relacionamiento con Clientes: Estamos comprometidos con brindar servicios con calidad, transparencia y oportunidad, por cuanto la información que se suministra a nuestros clientes siempre será verídica y suficiente, sin necesidad de utilizar publicidad que genere confusión o engaño al momento de establecer relaciones para la prestación del servicio.
   
   Nuestra promesa de servicio está diseñada para cada cliente en particular, de acuerdo a las tratativas negociales y las condiciones contractuales pertinentes; permitiendo que nuestra gestión y servicio se ajuste a las expectativas y necesidades de nuestros clientes.
    
3. Relacionamiento con Proveedores: Todos nuestros negocios y gestión comercial se realizan en el marco de nuestros principios corporativos, derechos y deberes de cada parte, para desarrollar relaciones estratégicas con consciencia del impacto social y ambiental, que permitan la satisfacción de nuestras necesidades. Cada gestión con nuestros proveedores se ajustará a los lineamientos de este Código de Ética.
    
4. Relacionamiento con el Gobierno y comunidad en general: Creemos en la institucionalidad del sector público y los órganos de Gobierno, por ello, estamos a disposición para participar y compartir conocimiento en los asuntos donde nuestro ejercicio profesional sea relevante para fortalecer la competitividad y el desarrollo sostenible.
   
   Nuestro ejercicio profesional respeta las convicciones políticas, actuamos con base en parámetros imparciales a cada convicción política personal. Al mismo tiempo, nuestra gestión empresarial se presenta en el marco de una competencia transparente y legal, sin necesidad de manipular información de nuestros competidores sobre la oferta, calidad y práctica de nuestros servicios.
    

CAPITULO IV – GESTIÓN INTERNA DEL CÓDIGO DE ÉTICA

Todos los directivos, colaboradores y contratistas, velarán por el cumplimiento e implementación del presente Código de Ética y Conducta. Para ello, la Compañía ha diseñado las siguientes directrices, para facilitar la ejecución de los compromisos descritos en el presente Código y la sostenibilidad del mismo.

1. Comité de Ética: La Compañía contará con un comité de ética, compuesto por un número impar de miembros, quienes podrán pertenecer al nivel directivo o con participación de los colaboradores. Este comité será el órgano de decisión frente a cuestiones que comprometan el cumplimiento y adopción del presente código, así como cualquier compromiso relativo a requerimientos y auditorias de autoridades competentes en temas de transparencia y ética empresarial.
   
   El Comité de Ética tendrá las siguientes funciones:

1. Gestionar la actualización y modificación de las disposiciones del presente código, según los criterios normativos que expida el Gobierno Nacional y las directrices corporativas pertinentes.
2. Desarrollar estrategias para la implementación y sostenibilidad del presente código, al interior de la Compañía y en su gestión de relacionamiento empresarial con grupos de interés.
3. Actuar como órgano de decisión para resolver conflictos de interés, determinar la realización de conductas indebidas, analizar si se ha usado indebidamente la información privilegiada, y en general, si se han presentado conductas contrarias al contenido del presente código.
4. Las demás funciones que se consideren pertinentes, siempre que favorezcan el adecuado cumplimiento e implementación del presente código.

2. Aplicación de Sanciones: La Compañía ha establecido un procedimiento para la aplicación de sanciones, con respeto al derecho al debido proceso, el derecho de defensa y promoviendo la comunicación asertiva. En los eventos en los cuales, un directivo, colaborador, contratista, cliente, proveedor o cualquier otro sujeto de los grupos de interés, incurra voluntariamente o con culpa grave, por acción o por omisión, en la comisión de una falta o acto indebido, según los términos del presente código, será investigado a través del Comité de Ética, con el fin de determinar la gravedad de su falta. Las irregularidades cometidas pueden incluir la comisión de conductas o comportamientos contrarios a los principios de la Compañía hasta el comportamiento negligente o doloso en el tratamiento o realización de cualquier situación que contraríe los lineamientos del presente código.
   
   Sin perjuicio de lo anterior, la Compañía podrá aplicar las disposiciones legales vigentes que sean procedentes para cada situación, junto con la posibilidad de iniciar acciones legales según dispongan las condiciones contractuales, o conforme lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo, siempre que éste último sea aplicable.
   
   En los eventos donde la irregularidad investigada sea probada o su realización sea un hecho probable más allá de toda duda razonable, La Compañía podrá requerir a la persona implicada para que ejerza su derecho a la defensa y facilite la información correspondiente, en aras de remediar en lo posible, la falta o acción identificada. Al mismo tiempo, la Compañía se reserva el derecho de continuar o dar terminación inmediata de cualquier vínculo comercial o contractual, cuando en desarrollo de una investigación, se evidencie que la situación particular afecta directa o indirectamente los intereses de la Compañía y su posición reputacional.
    
3. Publicación y divulgación: La Compañía se encargará, conforme a la gestión del Comité de Ética, a publicar el presente código mediante los canales pertinentes (Página web y correo electrónico), facilitando su contenido a los directivos, colaboradores, contratistas, clientes, proveedores y otros grupos de interés. Cada vez que se presenten modificaciones sustanciales al contenido del presente código, se efectuarán las comunicaciones correspondientes para garantizar la actualización y veracidad en la implementación del mismo.
   
   Adicionalmente, los destinatarios del presente Código deberán certificar periódicamente el entendimiento y acatamiento de sus lineamientos. Para ello, la Compañía realizará una socialización particular con cada grupo de interés, según los criterios de acercamiento y relacionamiento con los intereses y negocios de la Compañía.

Tu privacidad es importante para nosotros. Todos los datos proporcionados serán tratados con estricta confidencialidad y en cumplimiento con la normativa de protección de datos personales vigente. Al continuar con el diligenciamiento de este formulario, nos autorizas a procesar tus datos personales. Te invitamos a revisar nuestra política de privacidad en nuestra página web: www.reincar.com.co