POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS GRUPO REINCAR SAS
GRUPO REINCAR SAS dando cumplimiento a lo señalado en la Ley estatutaria 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el decreto 1377 de 2013 referente a la protección de datos personales por parte del responsable o encargado del tratamiento, elabora la siguiente política.
1. IDENTIFICACIÓN
GRUPO REINCAR SAS es una empresa constituida desde el 2010 por socios expertos en el sector de cobranzas en los dos Santanderes.
Dirección sede principal Bucaramanga: Carrera 19 # 36 – 20 oficina 501 edificio Cámara de Comercio Teléfono: (7) 6978148
Bogotá: Calle 30ª#6-22 Teléfono: (1)7956650
Nit: 900405236-5
Correo electrónico: contacto@reincar.com.co
Sitio web: www.reincar.com.co
2. DEFINICIONES
2.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
2.3 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
2.4 Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
2.5 Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
2.6 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
2.7 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
2.8 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
2.9 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
2.10 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La información manejada por GRUPO REINCAR solo será recopilada, procesada y almacenada para procesos de gestión de cobranza, recuperación de cartera prejurídica y jurídica, actualización de datos, contacto a clientes y usuarios, en general paralas diferentes actividades de cobro.
GRUPO REINCAR SAS usará los datos personales para lo siguiente:
3.1 Las visitas de los titulares y/o deudores a las instalaciones de GRUPO REINCAR serán registradas para llevar un control de visitas.
3.2 La información o invitaciones a brigadas será enviada de forma física, electrónica, por mensajes de texto o de voz a los titulares de las carteras propias o de terceros con el fin de que estos puedan normalizar sus obligaciones.
3.3 Los datos de los deudores se actualizarán a través de la autorización de los Titularesde consultas en bases de datos públicas y de referenciación de terceras personas.
3.4 Los titulares de las carteras propias o administradas por GRUPO REINCAR se podrán contactar con el fin de ser informados sobre el estado de cuenta de sus obligaciones y serán invitados a su respectiva normalización.
3.5 Con el fin de mejorar el proceso de cobranza de las carteras propias o administradas GRUPO REINCAR siempre tendrá actualizadas las bases de datos.
3.6 Se realizarán actividades publicitarias propias o de terceros, a través de cualquier medio.
3.7 Realizar llamadas, mensajes de voz ymensajes de texto de cobro a los números telefónicos.
3.8 Enviar correos electrónicos de cobro a los correos electrónicos registrados.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales que sean tratados por parte de GRUPO REINCAR tendrán los siguientes derechos:
4.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRUPO REINCAR. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
4.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
4.3 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley.
4.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
4.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5. RESPONSABLES Y ENCARGADOS
GRUPO REINCAR actuará como Responsable cuando decida sobreuna base de datos propia y el tratamiento de los mismos.
GRUPO REINCAR actuará como encargado cuando esta base de datos provenga de un tercero, es decir entidades bancarias, financieras y de servicios públicos.
6. DEBERES DE GRUPO REINCAR SAS COMO RESPONSABLE
6.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
6.2 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
6.3 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
6.4 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
6.5 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley
6.6 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
6.7 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
6.8 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
7. DEBERES DE GRUPO REINCAR SAS COMO ENCARGADO
7.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
7.2 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7.3 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de Ley.
7.4 Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
7.5 Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Ley.
7.6 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
7.7 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
7.8 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. DATOS SENSIBLES
Los datos que afecten la intimidad del titular y que su tratamiento genere discriminación, tales como aquellos que evidencien el origen racial, creencias religiosas, orientación política, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
GRUPO REINCAR SAS no tratará los datos personales sensibles y en caso de que sea necesario solicitará autorización previa y expresa al titular.
9. DATOS DE MENORES DE EDAD
- os datos de los menores de edad tienen una especial protección y su tratamiento se realizará siempre y cuando no se vulneren sus derechos fundamentales. Sin embargo las personas que estén facultadas para representarlos podrán autorizar o no el tratamiento de los datos personales en caso de que fuera necesario.
10. SEGURIDAD Y GRABACIONES
Para un mejor control en la entrada y salida de personal a las instalaciones de GRUPO REINCAR se cuenta con un sistema de videovigilancia que permita monitorear en tiempo real las oficinas y sitios comunes. En el caso de la gestión realizada a los titulares de carteras propias o provenientes de terceros, todas las llamadas serán grabadas y monitoreadas para efectos de calidad y por disposición de la Superintendencia financiera. GRUPO REINCAR contará con un histórico de grabaciones de llamadas no superior a 5 años, el cual posteriormente se destruirá en caso de que no fuese necesario o requerido; para las grabaciones de vídeo se tendráarchivos con una duración máximo de 1 mes, de no llegar a ser requerida esta será borrada.
GRUPO REINCAR cuenta con una política de seguridad de la información, la cual garantiza que los datos de los titularesno sean objeto de divulgación, modificación y eliminación, además los servidores donde se almacenan las bases de datos se encuentra en área restringida con el fin de evitar el acceso a personal no autorizado.
11. INFORMACIÓN PROVENIENTE DE TERCEROS
GRUPO REINCAR gracias a su razón social puede proveer servicios para gestionar la recuperación de cartera adquirida por terceros. En este caso GRUPO REINCAR será el encargado del tratamiento de los datos, de modo que, quien entregue la información deberá contar con las autorizaciones necesariasreferenciadas en la Ley 1581 de 2012. Los titulares a su vez deben tener conocimiento de las anteriores finalidades, evitando así que GRUPO REINCAR sea el responsable por el uso y manejo. En caso de que el titular de los datos realice una solicitud, GRUPO REINCAR hará todo lo posible por realizar el traslado de dicha solicitud a los responsables correspondientes, para que se brinde una respuesta adecuada. Cabe resaltar que GRUPO REINCAR es ajeno al tiempo y respuestas de las solicitudes que realicen los titulares o causahabientes. Por otra parte GRUPO REINCAR se compromete a darle un uso adecuado y efectivo al tratamiento de los datos personales de los titulares evitando el acceso no autorizado de terceros.
12. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS COMO TITULAR:
En caso de que el titular quiera ejercer sus derechos o tiene alguna duda acerca de esta política, queja, inquietud o consulta, podrá comunicarse por medio de los siguientes canales de atención:
- Radicación escrita:
- Carrera 19 # 36 – 20 oficina 501 edificio Cámara de Comercio
- Bogotá: Calle 30ª # 6-22 of 1001
- Horarios de atención: de 7 a.m. a 5 p.m.
- Línea de atención telefónica: (7) 6978148– ext 102 (1)956650 ext 102
- Correo electrónico: unsuscribe@reincar.com.co
13. CONSULTAS:
Los titulares de los datos que realicen consultas tendrán que acreditar su identidad y el término para ser atendidas seráde diez (10) días hábiles. En caso de necesitarse más tiempo estos se podrán prorrogar por cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del primer término.
14. RECLAMOS
Las solicitudes relacionadas con reclamos serán atendidas en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de solicitud, los cuales podrán ser prorrogables por máximo ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo llagará a estar incompleto el titular tendrá cinco (5) días para subsanar las fallas, si después de dos (2) meses no se realizaron las correcciones, el reclamo quedará como desistido.
15. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA
En caso de que esta política llegue a ser modificada, GRUPO REINCAR buscara los mecanismos para informar y disponer de su versión más actualizada.
16. FECHA DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA
Política de Datos Personales creada el día 15 de agosto de 2016 y entrará en vigencia a partir del día 16 de agosto de 2016. En caso de que se presentará un cambio en esta política, GRUPO REINCAR informará a través de su sitio web: www.reincar.com.co
POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN GRUPO REINCAR SAS
La información es un activo fundamental para la prestación de los servicios del Grupo Reincar SAS y para la toma de decisiones eficientes en cumplimiento de su misión y tiene asociado un valor financiero, estratégico y patrimonial debido al costo de su producción, obtención y/o reconstrucción y por tanto requiere mecanismos administrativos, técnicos y jurídicos para su uso y conservación.
Es por ello que la Gerencia General está comprometida con la protección de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, para lo cual se debe implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) basado en ISO 27001 y fundamentado en el pertinente análisis de los riesgos a los cuales ésta se encuentra expuesta la información, apuntando a cumplir los siguientes objetivos:
- Definir políticas, estrategias y controles que le permitan al Grupo REINCAR S.A.S. proteger la información y mitigar eventos que generen impactos económicos, reputacionales y legales;
- El cumplimiento de los requerimientos legales para la protección y privacidad de la información;
- Implementar acciones formativas y de sensibilización destinadas a que se conozcan y cumplan las responsabilidades en esta materia, se gestionen los incidentes en seguridad de la información y se implementen los controles necesarios para la mitigación de los riesgos relacionados;
- Promover la mejora continua de los procesos y del servicio a los usuarios, mediante la identificación y tratamiento de los riesgos sobre los activos de información que puedan afectar la respuesta oportuna de sus requerimientos;
- Mantener los lineamientos de seguridad de la información actualizados, a efectos de asegurar su vigencia, nivel de eficacia y conformidad con las orientaciones estratégicas de la compañía;
- Incentivar y monitorear la aplicación de buenas prácticas por parte de los colaboradores de la Entidad respecto al adecuado tratamiento y protección de la información;
- Fortalecer la capacidad organizacional para Identificar, Proteger, Detectar, Responder, Recuperar ante un ataque de ciberseguridad.
El cumplimiento de las directrices de seguridad de la información consignadas en el Manual de políticas de seguridad de la información es obligatorio para empleados, contratistas y proveedores, y en caso de violaciones a las mismas, la compañía se reserva el derecho de tomar las medidas administrativas y/o disciplinarias a que exista lugar.
La Gerencia manifiesta su compromiso de mejora continua del SGSI y de incentivar a que los colaboradores de la compañía asuman ese compromiso corporativo.